Administrar um condomínio envolve diversas responsabilidades, como a realização de contratações e pagamentos de contas e taxas. Por isso, quando ocorre a troca de gestão no condomínio é fundamental ter atenção aos procedimentos necessários para garantir uma boa transição.
Preparamos este post com 4 dicas para o momento da troca de gestão, tanto para o síndico que está deixando a administração, quando para quem vai assumir o cargo. Confira!
Se você exercia o cargo de síndico e terminou o seu mandato sem reeleição, é preciso se preparar para passar a responsabilidade para o novo gestor. Para isso, devem ser listadas as informações que serão relevantes para o novo síndico, como relação de contratos em aberto, inadimplentes e qualquer outro item que seja importante para a boa administração do condomínio.
Utilize planilhas e outros meios para que a situação seja completamente esclarecida para o novo gestor, e permitir que a nova administração tome todas as medidas necessárias para a boa administração do condomínio.
Separe todos os documentos e entregue para o novo síndico. Se possível, elabore uma carta com a relação de tudo o que será entregue e faça um protocolo, para evitar erros e se prevenir em caso de perda de algum documento pelo novo gestor. Alguns dos documentos que devem ser repassados são:
Ainda, poderão haver outras documentações. É importante ressaltar que o síndico não deve reter nenhum documento do condomínio ao deixar o cargo. Caso o novo síndico repare na falta de algum documento, deve solicitar a entrega e, não sendo atendido, avisar ao Conselho.
Junto com as documentações, o síndico anterior ou o novo poderão solicitar certidões negativas de débitos trabalhistas (INSS e FGTS) e fiscais, do município e da União. Assim, o novo síndico terá ciência da existência, ou não, de pendências financeiras com funcionários e tributos, evitando sustos com eventuais ações judiciais.
Ainda, é preciso verificar a existência de alguma ação judicial contra o condomínio e, em caso positivo, informar-se com o advogado sobre a situação e possibilidades do processo. Esse passo é importante para os dois gestores. O síndico que passa o cargo terá a prova de como foi entregue a administração e da ausência de pendências, por exemplo.
Por outro lado, o novo síndico terá em mãos a prova de que, quando assumiu o cargo, alguns problemas já eram existentes e, portanto, não poderá ser responsabilizado por adversidades anteriores à sua gestão.
Quando o novo síndico recebe a documentação e assume a gestão, ele deve fazer uma análise minuciosa deles. É preciso verificar se está tudo correto e, se encontrar algum problema, deve-se solicitar esclarecimentos ao síndico anterior. Diante do silêncio ou caso a justificativa dada não seja plausível, a questão deve ser apresentada ao Conselho.
Se o erro puder ser reparado e não tenha havido má-fé, a situação será resolvida. Porém, se não houver solução ou sendo comprovada a má-fé do síndico anterior, será convocada assembleia para decidir se ele será processado pelo condomínio.
Assim, no momento de passar a gestão, o síndico deve ter especial atenção aos documentos e, caso aconteça algum problema, buscar meios de resolver e justificar, tendo em vista que poderá ser alvo de uma ação judicial.
Por isso, é essencial contar com meios para organizar a administração, como a utilização de um software, que facilitará os procedimentos de troca de gestão no condomínio, tendo o registro de todas as informações importantes. Se você quer saber mais sobre essa ferramenta, entre em contato conosco e tire as suas dúvidas!