Exercer o papel de síndico exige muita atenção e dedicação. Se você já possui outras atribuições e vai acumular as duas, precisa de cuidados redobrados. A gestão de condomínio envolve muitos detalhes e qualquer desvio pode afetar a vida de quem vive no prédio.
Por isso, antes de assumir a responsabilidade, você precisa se preparar. Neste post, você vai conhecer 5 dicas para aumentar a eficiência na gestão de condomínio, para que você possa marcar sua passagem nesse cargo com grandes realizações. Vamos lá?
O primeiro passo para uma gestão de condomínio eficiente é organizar a documentação. Principalmente se o síndico anterior não era tão cuidadoso. Vale a pena tirar um tempo, por maior que seja, para separar todos os documentos por assunto e classificá-los por relevância.
São folhas de pagamento, balancetes, recibos, cartas de reclamação de moradores etc. Se você conseguir definir uma ordem para tudo, terá mais facilidade para encontrar os documentos quando for necessário e tornará a gestão menos estressante.
Reuniões formais de condomínio são sempre renegadas pelos moradores, que alegam outros compromissos para não comparecer às assembleias. Já que é assim, que tal quebrar as reuniões periódicas em rápidos encontros informais?
Você pode deixar os encontros abertos, em horários adequados para os condôminos, propondo uma pauta curta, de, no máximo, meia hora. O principal é repassar assuntos rotineiros e ouvir o feedback dos vizinhos.
Dessa forma, você quebra o gelo com eles e torna os condôminos mais receptivos às convocações formais, quando elas forem necessárias.
Se você define metas de realização no seu trabalho, por que não fazer o mesmo na gestão do condomínio? O mandato do síndico varia de acordo com a convenção dos condôminos. Nesse período, é interessante que você defina alguns objetivos a serem cumpridos até o final da sua gestão.
Seus objetivos podem ser ligados à parte financeira (colocar as contas em dia), à infraestrutura (como consertar eventuais problemas na área de lazer) ou mesmo de realizações (construir uma piscina, por exemplo). O importante é que eles estejam explícitos para todos os condôminos.
A comunicação é a alma do negócio e isso também vale para o condomínio. Desenvolver um sistema de comunicação que seja simples, claro e eficaz é fundamental para que a sua gestão tenha bons resultados.
E não é necessário gastar muito dinheiro para se comunicar bem. Você pode, por exemplo, montar um grupo de Whatsapp dos moradores, para discutir assuntos pertinentes ao condomínio.
Outra boa receita, é verificar quais são os pontos de maior circulação para providenciar a instalação de quadros de avisos. Neles, você poderá afixar mensagens breves, relevantes para os moradores.
A gestão de condomínios atual não precisa ser feita com planilhas, livros-caixa e uma outra série de mecanismos manuais. Você pode buscar um software integrado, que permite realizar o controle de todas as informações de forma otimizada, faz o gerenciamento de pagamentos de condôminos inadimplentes, possui serviços de lembretes on-line etc. Não deixe de experimentar!