Fazer a gestão de um condomínio não é tarefa fácil. Entre os diversos afazeres de um síndico para manter a manutenção em dia e a segurança de todos, talvez a área mais desafiadora seja a comunicação entre os moradores.
Lidar com pessoas tão diferentes entre si e com horários distintos é árduo, mas não impossível. Para evitar possíveis dores de cabeça, selecionamos algumas dicas valiosas para melhor a comunicação no condomínio e tornar sua gestão mais tranquila e eficiente.
Uma maneira simples de se comunicar com outros moradores é utilizar as áreas comuns para a instalação de um mural para a inserção de recados.
É importante deixar bem claro aos moradores onde estará este quadro, pois nem todas as pessoas circulam pelas mesmas áreas de convivência do condomínio e é de responsabilidade delas checar periodicamente a presença de novos avisos — os de maior urgência podem ser fixados no elevador, por exemplo.
Para que o síndico não passe o dia inteiro recebendo e-mails ou ligações de moradores insatisfeitos, é possível estipular previamente horários para o atendimento. Assim, ele consegue focar totalmente na resolução das situações apresentadas, sem ter que ser interrompido constantemente — é importante que todos os condôminos sejam informados sobre os horários nos quais ele estará disponível.
É essencial que os moradores tenham um espaço para se expressar e levar suas questões. Por isso, deve-se ter zelo com a frequência dos encontros e sempre ter o cuidado para que todos sejam apropriadamente avisados.
A presença dos condôminos é de suma importância e é preciso conscientizá-los a respeito disto. Para auxiliar neste quesito, proponha sempre reuniões com a pauta já definida e lidere o encontro para que ele seja sucinto e esclarecedor, sem delongas ou discursos desnecessários.
Criar um grupo de moradores no aplicativo WhatsApp ou uma lista de e-mails pode ser uma saída interessante para a resolução de pequenos problemas e para avisos em geral. Deixe claro que estes meios de comunicação são exclusivos para a solução e a discussão de assuntos relacionados ao condomínio e que qualquer desvio será proibido.
É de responsabilidade do síndico responder todas as mensagens e e-mails direcionados a ele, para que estas ferramentas se mostrem eficazes e boas substitutas das informais conversas de corredor, que podem ser mal interpretadas e esquecidas por não serem documentadas.
Ferramentas como softwares de gestão são poderosíssimas para entrar em contatos com os moradores de maneira coletiva ou individual, sem a necessidade da abordagem pessoal. Além disso, através deles é possível gerir o condomínio de forma mais transparente, já que todos têm acesso às contas. Isto evita possíveis duvidas e permite que todos fiquem mais seguros com a administração que está sendo feita.
Gostou das dicas para melhor a comunicação no condomínio? Então aproveite e entre em contato conosco que temos a mais completa solução para seu condomínio, síndico e morador! Conheça o ByDoor!