João é síndico de um prédio com 50 moradores. Diante de tanta informação que possui, ele não consegue se organizar corretamente. Certo dia surgiu um problema: dois moradores precisavam utilizar o salão de festas do prédio e ele não tinha feito o registro no Controle de reservas.

Ele ficou tão constrangido com a situação que acabou pedindo para um amigo para utilizar o espaço de festas do seu prédio, a fim de solucionar o problema.

Você não quer que uma situação como essa aconteça em seu condomínio, certo? Por isso, é fundamental fazer o controle do uso das áreas comuns. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe!

Estabeleça regras de uso das áreas comuns

Em um condomínio, as áreas comuns podem ser ótimas para proporcionar momentos de lazer para os moradores, mas também podem se tornar um grande problema quando não há regras e controle.

Portanto, é fundamental que os espaços como academias, piscina, quadras de esporte e salões de festas possam ser usados por todos, sem distinção. Para tanto, é necessário estabelecer limites e determinar a responsabilidade de cada um por meio de um regulamento. O documento deve prever:

• multas em casos de danos na estrutura das áreas comuns;
• horário de uso dos espaços;
• necessidade de reserva de salões de festas com um tempo mínimo de antecedência;
• horário máximo para uso do ambiente;
• normas para a devolução das áreas de festa, como limpeza por conta do morador ou pagamento de taxa para a realização do serviço;
• exigência da permanência do morador no local, a fim de evitar o uso por terceiros, bagunça e barulho para os demais condôminos.

Faça um Controle de reservas

Depois de instituir as regras e aprová-las em assembleia, é imprescindível encontrar uma maneira de controlar o uso dos espaços. Uma sugestão é utilizar um sistema de gestão digital.

Por meio dele, o síndico consegue administrar o condomínio com eficiência, permitindo a integração de moradores e funcionários. Um sistema como esse pode ser acessado de modo online, ou seja, de qualquer lugar.

Ele permite o controle de acesso de pessoas externas no edifício, o agendamento do uso dos espaços comuns do prédio, o registro de reclamações, notificações de moradores, entre outras funcionalidades.

Conheça as vantagens para o síndico

Um dos benefícios do uso de um sistema de gestão digital é a economia de tempo, visto que ele facilita a comunicação com moradores e funcionários. Assim, o síndico pode curtir os momentos de lazer com a família.

O sistema também permite um acompanhamento das finanças, evitando gastos excessivos, atrasos em pagamentos, entre outros.

Outro benefício é a possibilidade de registrar tudo que ocorre nas dependências, controlando a entrada de encomendas, registrando advertências e multas, bem como a administração das reservas dos espaços comuns. Sendo assim, ele formaliza todas as situações, garantindo a eficiência da administração e transparência das ações.

Além disso, o sistema também permite a gestão do condomínio via smartphone. Desse modo, mesmo quando estiver no trabalho será possível monitorar o que acontece no edifício.

Entenda os benefícios para os moradores

Com o uso do sistema digital, os moradores têm a garantia da transparência das ações realizadas pelo síndico. Ademais, eles podem emitir a segunda via de boletos, criar fóruns de discussão, comunicar perdas de objetos nas áreas comuns e acompanhar as respostas de votações por meio de gráficos e relatórios.

Além disso, os moradores conseguem reservar os espaços comuns e garantir que poderão utilizá-los no dia solicitado. Ou seja, a ferramenta evita situações constrangedoras como a ocorrida com o João, no início do texto.

Enfim, para prevenir dores de cabeça e problemas com os moradores, o síndico deve ter um Controle de reservas das áreas comuns no condomínio e fazer uma gestão eficiente das informações. Gostou deste post? Então aproveite e entre em contato e conheça a mais completa solução para seu condomínio, síndico e morador! Conheça o ByDoor!