Como são tomadas as decisões sobre o funcionamento do condomínio? O resultado das assembleias gerais satisfaz às necessidades de todos os moradores? Qual a porcentagem de moradores que participam das reuniões que você convoca?
Marcar e preparar uma assembleia geral pode ser mais trabalhoso do que parece. Muitos condôminos acabam não participando e, ao final, ficam insatisfeitos com as decisões tomadas. Além disso, as assembleias são o modo correto de propor, votar e formalizar eventuais alterações no Regimento Interno. É recomendável manter sempre o RI atualizado e apto a receber as novas tecnologias.
Se essa é a sua situação, você precisa ler este artigo! Descubra agora a melhor forma de fazer uma convocatória de assembleia geral no condomínio e engajar os moradores do seu condomínio para a participação!
É importante ficar atento ao dia e horário da assembleia geral no condomínio para evitar faltas e aumentar o engajamento dos moradores com a reunião. Busque uma data com antecedência, para que todos possam se planejar com calma para participarem.
Além disso, tente descobrir qual é o melhor horário para a maioria dos moradores. Para isso, uma dica é evitar reuniões na quinta ou sexta-feira à noite. O sábado pela manhã pode ser um bom horário para realizá-la, já que muitas pessoas não possuem compromisso nesse horário.
Você pode realizar enquetes, principalmente utilizando softwares e aplicativos. Outra boa prática é consultar o calendário antes de marcar a reunião, evitando competir com feriados ou jogos de futebol. Ter um horário de início e término bem definidos também ajuda no engajamento.
Provavelmente, você não conseguirá encontrar uma data perfeita para todos, mas entender qual é aquele horário que permite a participação da maioria é essencial para que a sua assembleia geral tenha sucesso.
Para que a sua assembleia geral tenha reconhecimento legal é essencial que você prepare um edital de convocação. Nele você pode incluir as pautas, a data da reunião, sua duração e o local.
Para evitar uma reunião cansativa e desgastante, mescle temas importantes com pautas de interesse dos moradores. Dessa forma, você consegue chamar a atenção dos condôminos, ao abordar os assuntos que eles julgam relevantes e engajá-los nas discussões que eles consideram menos interessantes.
Divulgar as pautas com antecedência também é essencial para que os moradores do condomínio participem da reunião. Dessa forma, eles conseguem identificar assuntos de interesse e já vão para a assembleia preparados para as discussões que acontecerão.
Existem algumas formalidades que devem ser cumpridas para garantir que a reunião ocorra como deveria. Entre elas, estão a nomeação de presidente de mesa e secretário.
O presidente de mesa é o responsável por ler a convocação para assembleia, controlar o tempo de reunião e as pautas como um todo, evitando que o evento perca o foco ou fuja do que foi pré-estabelecido. Além disso, o presidente de mesa pode mediar possíveis conflitos entre os moradores.
Já o secretário tem como função redigir a ata e documentar as decisões tomadas durante a assembleia de condomínio.
Com isso, você consegue estabelecer um caráter de profissionalismo e organização para a sua reunião. Além disso, cumpre com as normas do condomínio.
Cada uma das decisões tomadas na assembleia de condomínio exige um quórum — percentual de participantes em relação ao total de moradores — mínimo para serem aprovadas. Para aumento de taxa, eleição de novo síndico, realização de obras, o quórum deve ser formado pela maioria simples dos moradores.
Já no caso de mudanças no regulamento interno e convenção, é necessário 2/3 dos moradores. Além disso, para que as decisões tenham validade, a ata deve ser assinada por todos e registrada em cartório.
Com essas dicas, você está pronto para realizar, com eficiência, uma convocatória de assembleia geral no condomínio. Você será capaz de gerar adesão e engajamento dos moradores com a reunião e ainda promover discussões saudáveis, que vão reduzir a insatisfação e o número de reclamações futuras.