A reunião de condomínio é um dos grandes desafios na missão de um síndico, pois nela são definidos os rumos de diversas questões que interferem diretamente na vida dos moradores. Mas apesar de tal responsabilidade, ao adotar algumas medidas simples é possível alcançar os resultados esperados com segurança.
Pensando nisso, elaboramos este post com dicas preciosas para realizar uma reunião de condomínio mais ágil e eficiente. Siga a leitura e confira!
Coordenar as reuniões de um condomínio nem sempre é uma tarefa simples, uma vez que a situação envolve várias pessoas, com opiniões diferentes e temperamentos mais polêmicos que outros. Assim, é fundamental planejar os tópicos que serão abordados, para que nenhum assunto importante seja esquecido ou fique de fora por falta de tempo.
A elaboração de uma pauta garante a produtividade do encontro, otimizando sua duração e eficácia. Além da melhora na comunicação, ela permite que os objetivos sejam alcançados mais facilmente. Portanto, atente-se aos seguintes pontos:
As reuniões de condomínio são atividades que, via de regra, despertam pouco interesse dos moradores. Por esse motivo, assegurar que todos tomem ciência do compromisso antecipadamente é uma ótima medida para se obter o quórum exigido. Para tanto, adote medidas como:
Aproveite também a oportunidade para adiantar os assuntos que entrarão em discussão. Essa prática pode motivar a participação, promover o amadurecimento de ideias e gerar um maior engajamento para propor novas soluções.
A produtividade de uma reunião de condomínio depende, principalmente, da capacidade do síndico de transmitir as informações de forma clara e objetiva. Nessas ocasiões, a melhor atitude é não fazer rodeios, ir direto ao ponto e abordar o assunto da maneira mais simples para facilitar o entendimento de todos.
Uma boa ideia para deixar a reunião um pouco mais interessante é preparar (se possível) uma apresentação com recursos visuais para exposição de dados, demonstrativos financeiros e o que mais puder ser explorado. Sem dúvida, será uma experiência enriquecedora e estimulará a concentração de todos os presentes.
As tecnologias são ferramentas que trazem cada vez mais praticidade a nossas vidas — e na gestão de um condomínio não é diferente. Nesse sentido, alguns assuntos que seriam discutidos em reunião podem ser direcionados para votação por meio de enquetes nas redes sociais ou em aplicativos próprios, por exemplo.
Isso facilita tanto a vida dos condôminos, que poderão participar de maneira rápida e no horário que lhes for mais conveniente, como também a do síndico, pois confere transparência às decisões tomadas e para sua administração de um modo geral.
Em uma reunião de condomínio, um síndico deve manter um tom de cordialidade e, ao mesmo tempo, ter o pulso firme para não perder o foco e o controle da situação. Ele não pode permitir que discussões de pautas anteriores voltem à tona, nem que ocorram conversas paralelas e desvios do tema principal em virtude de comentários alheios.
Além disso, lembre-se de que, para impor disciplina, o síndico deve servir de exemplo para os demais moradores. Logo, são recomendadas algumas atitudes como:
O desenvolvimento de uma reunião de condomínio exige seriedade e dedicação para que ela cumpra a sua finalidade, o que muitas vezes é cansativo. Porém, seguindo os procedimentos apresentados neste post, você verá que todo esforço renderá ótimos frutos.
Curtiu nossas dicas e aprendeu como potencializar o rendimento das suas reuniões? Então aproveite para continuar aprimorando a sua gestão e confira agora mesmo tudo o que você precisa saber para administrar o seu condomínio!