O item mais importante da administração residencial é o orçamento do condomínio. Afinal de contas, tudo custa dinheiro, e a falta de atenção aos números e planilhas pode acarretar atrasos em obras, prejuízos e até o pagamento de juros e multas.
Neste artigo, você vai conhecer algumas práticas simples que vão ajudar a planejar melhor o orçamento do condomínio, de forma a adequar os recursos às necessidades dos moradores.
Para resolver um problema é preciso estudá-lo. Ao buscar o histórico de despesas e receitas de anos anteriores, a administração pode aprender muitas lições valiosas. Será que, no passado, o condomínio usou um prestador de serviço que era bem mais barato? Será que a conta de água ou de luz disparou entre uma gestão e outra? Tendo parâmetros, será possível identificar oportunidades de cortar despesas.
Prevenir não é só melhor do que remediar: é mais barato. Defina um plano de manutenção para os diferentes equipamentos do condomínio, como elevador, piscina, portão, extintores e instalações elétricas. Os centavos gastos em correções, hoje, poupam os reais gastos em consertos ou peças novas amanhã.
O orçamento deve incluir vários itens, inclusive alguns que vão prevenir problemas mais tarde. Os principais são:
As planilhas também devem levar em conta as despesas parceladas. Se a gestão anterior comprou um equipamento caro em prestações, elas precisam aparecer nas contas.
Tão importante quanto definir as despesas é cuidar do fluxo de caixa e dos prazos para realizá-las. O síndico precisa cuidar para que o condomínio tenha dinheiro em caixa nas datas de vencimento das despesas recorrentes. Isso evita despesas futuras com juros e multas.
Assembleias ou enquetes on-line podem ser usadas para descobrir ou medir as aspirações dos condôminos. Com isso, a administração pode prever verba para melhorias, troca de equipamentos, reformas e outras ambições.
O síndico não precisa fazer tudo sozinho. Pode delegar tarefas com prazos ao subsíndico, ao conselho fiscal e a uma comissão de obras, de modo a ajudar na identificação de fornecedores, no levantamento de preços, na comparação de propostas, e assim por diante. Um sistema organizado também ajuda a eliminar retrabalhos, como dois moradores buscando o mesmo tipo de serviço ou empresa.
A inadimplência é um problema que afeta todos os setores, não é diferente no caso de condomínios. Em épocas de crise a situação tende a aumentar, por isso além de analisar os dados da inadimplência no ano anterior, se atente momento da economia atual para identificar e prever cota contingencial.
Uma boa prevenção evita que o condomínio passe por dificuldades financeiras e possa alocar melhor seus recursos.
Quando se possui um bom sistema de gestão para condomínios, o síndico pode analisar dados que poderão ajudá-lo em decisões de investimento e contratação de pessoas. Por exemplo, analisando o registro de acesso ele pode identificar quais são os horários de maior movimento na portaria, reforçar a segurança e contratar ou não porteiros.
Boas práticas na definição do orçamento do condomínio trazem vantagens para o síndico e para todos os moradores. Uma boa dica é automatizar a maior quantidade possível de processos, reduzindo custos e agilizando o atendimento aos condôminos. Assim, a administração gasta menos tempo em tarefas de rotina e pode se dedicar melhor a planejar despesas e escolher investimentos.
Se estas dicas foram úteis para você, está na hora de conhecer uma ferramenta que vai ajudar a colocá-las em prática. Conheça o ByDoor, sistema de apoio administrativo e financeiro para síndicos e administradores de condomínio.