A administração de condomínio é uma atividade que exige muita atenção e conhecimento. Afinal, além de lidar com pessoas, o que normalmente não é fácil, e com uma série de detalhes burocráticos, o síndico é responsável por administrar um patrimônio coletivo, o que gera uma responsabilidade considerável. Portanto, é preciso preparo.
Para ajudá-lo nessa missão, elaboramos este post com 10 práticas que farão de você um síndico profissional.
A primeira atitude que você deve tomar ao assumir o condomínio é buscar conhecer tudo o que diz respeito à administração. O seu antecessor deve lhe entregar uma prestação de contas, na qual estarão discriminadas as informações sobre quanto de dinheiro há no caixa e o que há para ser pago, condôminos em atraso e todos os dados que você precisa saber. Converse com ele também sobre a situação física do condomínio, para saber se há obras emergenciais a serem feitas ou outras situações já detectadas e que precisam ser resolvidas.
Todo bom profissional precisa planejar as ações cuidadosamente, a fim de evitar, ao máximo, os improvisos e as atitudes desordenadas. Ao mesmo tempo, para poder se planejar, é essencial manter a organização de tudo o que diz respeito ao condomínio: documentação, contas a pagar, cobranças de taxas de condomínio etc.
Com planejamento e organização, você conseguirá tomar decisões rápidas e acertadas.
É importante que você conheça as leis que regulamentam os condomínios e que estabelecem os direitos e os deveres dos condôminos. Porém, a menos que você tenha graduação em Direito, mesmo conhecendo as leis, é bom poder contar com a assessoria de um advogado.
Da mesma forma, é importante poder contar com o auxílio de um contador para manter em ordem as obrigações contábeis e fiscais do condomínio.
Administrar um condomínio exige flexibilidade suficiente para negociar eventuais conflitos que possam surgir com os condôminos e firmeza necessária para fazer cumprir o regulamento interno. Saber dosar essas duas características garante sucesso na maior parte das questões que dependem do relacionamento humano para serem resolvidas.
Você deve estar a par de tudo o que se passa no condomínio, o que não quer dizer que você deva participar ativamente de todas as tarefas. Por isso, delegue funções a pessoas que tenham competência para executá-las e atue como um supervisor rigoroso. Dependendo do tamanho do condomínio, poder contar com um bom zelador como braço direito ajuda muito.
Nem sempre é possível atender às vontades de todos os condôminos. Portanto, estabeleça prioridades, resolvendo com maior velocidade aquilo que tem urgência para ser resolvido e deixando para um momento mais apropriado aquilo que pode esperar.
O bom síndico sabe muito bem que ele está cuidando de uma propriedade coletiva. Por isso mesmo, ele precisa prestar contas com a máxima clareza e informar os condôminos sobre tudo o que se passa.
O síndico bem-sucedido é aquele que consegue atender às demandas do condomínio e, ao mesmo tempo, manter uma reserva suficiente em caixa para eventuais emergências. Para tanto, é preciso fazer um controle rigoroso das finanças.
Além daquelas questões que dependem de habilidade no trato com as pessoas ? como resolver brigas entre vizinhos ?, na administração de um condomínio você terá bastante trabalho para planejar tudo de maneira devida, manter as finanças em ordem, arquivar documentos, fazer cobranças, cadastrar condôminos, fornecedores e prestadores de serviço, controlar folhas de pagamento, além de uma série de outras questões.
Poder contar com um bom software de gestão de condomínios ajudará muito em todas essas tarefas. Essa ferramenta oferecerá uma grande facilidade para processar e acessar todas as informações do condomínio, o que é essencial para estabelecer as estratégias de ação e para dar velocidade às decisões.
Se você deseja mais alguma informação sobre como ser um síndico profissional, deixe aqui o seu comentário. Teremos prazer em ajudar!