O avanço da tecnologia e da informática possibilitou que empresas dos mais diversos segmentos pudessem otimizar suas atividades, e no setor de condomínios não foi diferente. Utilizar um software de gestão de condomínios tem sido a saída encontrada por muitos síndicos, principalmente aqueles que possuem outras atividades profissionais além dessa função.
No post de hoje, listamos as 10 maiores vantagens de utilizar essa importante ferramenta na gestão de condomínios. Então, continue lendo e veja quais são elas.
É comum que os condomínios ofereçam aos moradores a reserva de espaços ou áreas de lazer, como o salão de festas. Por outro lado, quando as reservas não são bem administradas, também é comum que haja disputas e equívocos.
Com um software, você não só controla melhor o calendário, mas também faz as reservas por registro eletrônico, sem ficar preso a papéis ou cadernos de reserva. Também facilita, para o morador, consultar a disponibilidade das áreas comuns.
Controlar os valores pagos mensalmente pelos condôminos, bem como as taxas extras recebidas e os pagamentos realizados para funcionários e prestadores de serviço, pode ser uma tarefa complicada para quem não tem experiência com fluxo de caixa.
O software de gestão de condomínios possibilita ao síndico controlar as entradas e saídas de dinheiro ao longo do mês e também permite que ele emita comunicados online aos condôminos, facilitando, assim, a organização das finanças do prédio.
A falta de comunicação é um problema grave enfrentado pela maioria dos condomínios. Além disso, instrumentos antigos, como quadros e murais, já não atendem à demanda da comunicação moderna.
Com um software de gestão é possível ter uma comunicação moderna e dinâmica, utilizando uma linguagem mais assertiva e que realmente desperte o interesse e a participação dos moradores.
Por meio do software de gestão de condomínio o síndico pode:
Além disso, ele conta com canais de comunicação público e privado, o que permite conversas com todos os condôminos e também em particular com apenas um morador. Tudo de acordo com a necessidade da administração.
Com o software de gestão, o síndico poderá realizar suas tarefas de forma transparente. Atas, notas de serviços e outros documentos online poderão ser disponibilizados para que todos tenham acesso a tudo que se passa no condomínio.
Isso fará com que os condôminos tenham a certeza de que as taxas que pagam para o condomínio estão sendo empregadas para o bem comum, evitando boatos sobre desvios de verba, por exemplo.
O dia a dia de um síndico é muito corrido, afinal é necessário controlar tudo o que se passa no prédio, resolver conflitos entre moradores, fazer pagamentos, supervisionar funcionários etc. E, no caso de o síndico não se dedicar exclusivamente a essa atividade, a dificuldade é ainda maior.
É por isso que o investimento em um software é necessário, pois assim as tarefas serão feitas mais rapidamente, economizando tempo para o síndico, que poderá se voltar para outras melhorias no condomínio.
Algumas ferramentas oferecidas pelo software de gestão predial são a convocação de assembleia e reuniões, a disponibilização das atas oriundas dessas assembleias e a prestação de contas. Realizar todas essas atividades por meio do software — além de economizar o tempo do síndico e dos moradores — confere uma grande economia de recursos.
Isso porque não há necessidade de imprimir inúmeros comunicados (o que implica economia de tinta e papel), bem como de enviar cartas com aviso de recebimento, já que a comunicação interna é igualmente registrada no sistema.
A economia de tempo e de recursos operada pela gestão por meio do software de condomínio, incluindo o controle financeiro, a comunicação com os condôminos e o controle de reservas de áreas comuns, faz com que o tempo gasto com os trabalhos com o condomínio seja reduzido.
A agilidade permitida para a organização e gerenciamento do condomínio implica menor tempo gasto com a administração e, consequentemente, a redução de pagamento de hora extra a funcionários. Afinal, todo o trabalho pode ser feito durante a jornada de trabalho regular, sem a necessidade de extrapolar o horário.
O software para gestão condominial é um otimizador de processos na medida em que facilita a gestão de todos os valores a serem pagos, como pagamento de empregados, de prestadores de serviços, das despesas ordinárias do prédio (água, luz etc.) e das despesas extraordinárias realizadas a cada mês.
A gestão dessas despesas, bem como o alerta da data de pagamento de cada uma delas, culmina na sua quitação em dia evitando-se, assim, pagamentos de juros e taxas extras.
Além disso, o relato dessas despesas e respectivos pagamentos em tempo real conferem maior controle de todos os gastos, tanto pelo síndico quanto pelos condôminos.
Outra vantagem oferecida pelo software de gestão condominial é o controle da portaria. Primeiramente, o software oferece o registro de todos os moradores, bem como de seus funcionários, animais de estimação e veículos.
A partir daí, toda entrada no condomínio é registrada, tanto dos moradores quanto de seus visitantes e prestadores de serviço, além da possibilidade de agendamento da entrega de encomendas.
Enfim, o software torna o condomínio ainda mais seguro.
Depois de ler sobre todas essas vantagens, nós ainda podemos concluir que a gestão do condomínio por software ainda promove o aumento da produtividade. Isso porque todas as atividades, despesas e pagamentos estão registrados online e em tempo real.
Isso, por sua vez, permite o controle financeiro não só por parte do síndico, mas também por parte dos moradores, evitando-se telefonemas e visitas ao síndico com perguntas sobre a administração, pois as respostas já estão disponíveis.
A administração do condomínio, portanto, se torna mais rápida e segura, o que permite aos responsáveis fazer muito mais em menos tempo.
Dessa forma, o software de gestão de condomínios é a forma ideal de tornar a administração do condomínio mais eficiente e segura, por um preço bem acessível. Vale a pena fazer um teste.
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