A função de síndico inclui uma série de responsabilidades, que devem ser cumpridas com muito cuidado. Afinal, além dos aspectos relacionados ao funcionamento da estrutura existente e que dizem respeito à administração de pessoal e à manutenção de equipamentos e de áreas comuns, o síndico assume o compromisso de administrar bens que são de propriedade coletiva, considerando, inclusive, as finanças do condomínio.
Nesse aspecto, é preciso ter me mente que a gestão financeira inclui encargos específicos, que estão vinculados às cobranças, aos pagamentos das obrigações condominiais, às aplicações dos recursos disponíveis e à administração do caixa, atividades que, por si, exigem especial atenção.
Nesse post verificaremos como essa atividades podem ser exercidas sem dificuldades.
A visão empresarial correta separa as questões pessoais das questões administrativas e financeiras e esta certamente é uma estratégia muito útil para ser adotada na gestão de condomínios. Portanto, se o síndico vê o condomínio como uma empresa ele entenderá que, para que as finanças se mantenham em ordem, elas precisam ser vistas com critério e muita organização.
Toda empresa de sucesso sabe que fazer um bom planejamento e segui-lo à risca são passos necessários para que o sucesso seja alcançado. O mesmo serve para o condomínio, onde o planejamento financeiro servirá para antecipar as necessidades, que devem ser mantidas de acordo com a disponibilidade de dinheiro.
Também como acontece com qualquer empresa, um condomínio gera uma determinada receita, que é obtida pelo recebimento das taxas que são pagas mensalmente pelos condôminos. Ora, se uma empresa gasta mais do que apura com o negócio ao qual ela se dedica, certamente haverá um déficit no caixa, o que impedirá que as despesas sejam cobertas e que os investimentos sejam feitos, o que exigirá algum tipo de empréstimo, necessário para cobrir a diferença.
O mesmo ocorre com um condomínio. Portanto, o síndico deve sempre procurar gastar menos do que recebe.
Gastando menos do que recebe o síndico consegue formar um fundo de reserva, que será suficiente para cobrir imprevistos e também para fazer os investimentos necessários. Portanto, esse fundo deve ser considerado no planejamento financeiro e consolida-lo deve ser uma das metas principais do síndico.
Vale lembrar que todo o dinheiro que o condomínio mantém em caixa e que não é utilizado nas despesas regulares pode ser destinado ao fundo de reserva. Ainda, é bom considerar que as aplicações financeiras seguras são excelentes para que esse fundo cresça ao longo do tempo.
Gastar no condomínio mais do que o caixa e que o fundo de reserva são capazes de suportar pode significar a necessidade de buscar um financiamento bancário. Contudo, com as taxas de juros nas alturas, esta alternativa deve ser evitada a todo custo.
Eventualmente, diante de uma necessidade maior ou de um desejo dos próprios condôminos, talvez seja necessário recorrer a eles para que sejam feitas contribuições extraordinárias, além do valor da taxa de condomínio. Esta contribuição pode ser realizada de maneira parcelada, a fim de formar um fundo especial que será destinado a um investimento específico. Por exemplo, para a troca do revestimento da fachada ou do elevador.
De fato, dependendo do ambiente existente no condomínio, pode ser que esse pedido não seja atendido com grande facilidade ou mesmo que seja recusado. Contudo, é preciso deixar claro para todos que esta saída é preferível a ter que recorrer aos altos custos dos empréstimos bancários.
Ver os condôminos como os clientes de uma empresa é uma boa receita para lidar com eles. Na empresa, a cordialidade, acompanhada de uma boa dose de impessoalidade para administrar as questões diversas, permite que os clientes sejam bem atendidos e que, ao mesmo tempo, eles cumpram com as obrigações de pagamento que assumem quando fecham algum negócio.
Da mesma forma, o condômino que é tratado com cortesia, mas que é mantido ciente das responsabilidades que tem diante do condomínio, se torna bem mais atento para as despesas e necessidades existentes e até mais maleável quando a ele são apresentadas solicitações extraordinárias.
Ao lado do síndico descontrolado, que não adota as regras da boa gestão e que gasta mais do que pode, a inadimplência é a maior inimiga do equilíbrio financeiro de um condomínio. Por isso, ela deve ser combatida ao máximo, permanentemente.
Portanto, adote todas as medidas que forem possíveis para manter os recebimentos em dia, inclusive, por meio de ações judiciais, quando for necessário chegar a esse extremo.
Pagar as contas com atraso ou deixar de paga-las significa ter que arcar com multas, juros e outros encargos. Em casos mais graves, as faltas de pagamento podem levar a ações judiciais e à interrupção de serviços.
Tudo isso é extremamente prejudicial à saúde financeira do condomínio que, em algum momento, terá arcar com as despesas necessárias para que a situação seja regularizada. Certamente, os gastos serão maiores do que aqueles originalmente gerados.
Muitos dos altos investimentos ou das despesas extraordinárias que um condomínio exige poderiam ser evitados, caso as manutenções e os reparos fossem realizados imediatamente, no momento em que as necessidades se apresentaram.
Por exemplo, um elevador que tem as manutenções periódicas realizadas nas datas previstas pelo técnico e que é reparado sempre que um defeito surge permanecerá funcionando por anos a fio, sem qualquer problema. Caso contrário, além dos riscos à segurança das pessoas que utilizam o equipamento, abrir mão desses cuidados pode significar a necessidade de gastos maiores no futuro.
Sendo assim, tenha em mente que adiar os consertos e as manutenções periódicas não é uma medida de economia. Aliás, essa estratégia equivocada pode representar sérios prejuízos, além de colocar em risco a integridade das pessoas que transitam pelo condomínio.
Os bons softwares destinados a auxiliar na administração de condomínios possuem um módulo voltado para a gestão financeira que cumpre todas as tarefas da função, mantendo a organização e a facilidade de acesso às informações. Assim, eles permitem que as contas a pagar sejam previstas, que as saídas e as entradas de recursos no caixa sejam controladas, que o fundo de reserva e os consequentes investimentos do condomínio sejam administrados e que as cobranças sejam realizadas de maneira ordenada, evitando contratempos.
Por exemplo, vale dizer que o sistema de gestão de condomínios permite a emissão de boletos de cobrança nas datas agendadas, o que auxilia bastante o síndico na hora de receber a taxa de condomínio.
Adotando essas medidas você pode manter as finanças do condomínio sempre em ordem. Contudo, também é importante manter a atenção voltada para todos os assuntos relacionados à gestão condominial.
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