Em um condomínio, sempre que necessário apresentar um assunto para todos ou resolver um problema, os condôminos devem ser reunir em assembleia, que deve ser registrada na ata de reunião de condomínio.

Mas você como elaborar esse documento? Não se preocupe! Preparamos este post para ensinar como fazê-lo. Continue a leitura e aprenda!

Como deve ser feita a reunião?

O primeiro passo do síndico deve ser a convocação dos condôminos com a antecedência prevista na convenção. Em caso de omissão, basta fazer isso com um prazo razoável: 10 dias costuma ser o ideal. A convocação deve ser feita de um modo que garanta que todos foram informados da reunião.

Na data e hora marcadas, é preciso verificar se os presentes têm o direito a voto. O condômino presente deve ser o proprietário do bem ou ter procuração para representá-lo na assembleia, além de estar em dia com as obrigações condominiais. Se o assunto a ser discutido exigir quórum mínimo, é necessário verificar se a reunião terá condições de continuar.

Feito isso, é dado início a reunião, lembrando que só poderão ser votados assuntos indicados na convocação. Poderão ser realizadas outras discussões, contudo, não poderá ser tomada decisão a respeito sem nova convocação específica.

Como elaborar a ata de reunião de condomínio?

Todas as deliberações da reunião deverão ser registradas na ata, que deverá conter as seguintes informações:

• nome do condomínio;
• indicação da convocação (primeira ou segunda);
• data e hora de início;
• local de realização;
• nome dos condôminos que compareceram e as respectivas unidades;
• indicação de eventual presente impedido de votar;
• lista de ausentes;
• presidente e secretário da sessão;
• pauta da reunião — igual à indicada na convocação;
• resumo dos assuntos tratados;
• decisões da reunião, com informações referentes ao quórum, legal ou convencional, para a votação;
• protestos e discordâncias de condôminos, se solicitada a inclusão em pauta;
• sugestões de temas para a próxima reunião;
• assinatura de todos os presentes ou do presidente e secretário, conforme previsto em convenção.

A ata não precisa registrar tudo o que foi dito e tratado na reunião. Podem ser feitos breves explicações, constando as informações mais importantes e apontamentos mais importantes. O documento deve ser sucinto, facilitando a sua leitura e compreensão.

Quais são os procedimentos após a elaboração da ata?

Após redigir o documento, é preciso fazer a leitura para todos os presentes, para ver se concordam ou se é necessário realizar alguma modificação. Caso todos concordem, basta assiná-la.

Como todos os condôminos devem ter conhecimento do que foi tratado na reunião, mesmo os ausentes, o síndico poderá entregar cópias da ata para todos, fixar nas áreas comuns ou disponibilizar online, caso o condomínio tenha um software. O prazo para disponibilização, se não estive previsto em convenção, deverá ser de 8 dias.

Com a evolução da tecnologia e visando a sustentabilidade, com a economia de papel e recursos, muitos condomínios estão adotando softwares de gestão online, que permitem o acesso e acompanhamento por todos os condôminos, de forma rápida e econômica.

Também é preciso verificar se, de acordo com a convenção de condomínio, a ata deverá ser registrada em cartório, para realizar o procedimento. Ainda, é necessário manter o registro de todas as atas em livro próprio, por pelo menos 5 anos.